自動車メーカー・株式会社SUBARU（旧富士重工業）の企業城下町として知られる群馬県太田市。2005年、新田郡尾島町・新田町・藪塚本町との新設合併で新「太田市」となり、2025年に20周年を迎えました。人口は約22万人で、約1万5,000人の在留外国人が生活しています。毎日250組以上の住民が訪れる太田市役所では、DXの推進と住民サービスの向上、業務効率化を目指し、2024年10月より申請書自動作成システム「MAINAPIT Pro-マイナピットプロ-」を導入しました。
「マイナンバーカード申請の際、住民の方には名前、住所、電話番号などを手書きで記入いただいていました。太田市では、来庁前にスマートフォンで必要事項を入力して申請書を作成できるシステムも用意していますが、マイナンバーカードの手続きに関しては利用される方がほとんどおらず、窓口が常に混雑していました。
ご記入いただくときも、ご高齢の方の中には手が震えてうまく字が書けなかったり、書くのに時間がかかったりと、時間を要する場合が多く、外国の方は住所を覚えていないことがほとんど。窓口で記入する段階になってからスマートフォンで住所を検索されるため、申請書の記入に5分以上かかることもしばしばありました。記入に関してもローマ字で書かれるため、職員が確認に手こずってしまい、住民にも職員にも負担がかかっていました。
また、お子さまの手続きをする際は、親権者の方に申請書を書いていただくため、氏名や住所など、同じ情報を何度も書いていただかなければならない問題が発生しており、その部分にも課題を感じていました」（太田市 市民生活部 市民課 マイナンバーカード係 水越伶氏）
太田市では「書かない窓口」実現のため、MAINAPIT を含めて複数のシステムを検討しました。
「システムの導入を検討し始めた際に、インターネットで探せるツールはすべて見て、比較・検討を行いました。また、どのような商品があるか実際に見てみたくて、2024年5月に都内で開催された『自治体総合フェア』に足を運び、そこで『MAINAPIT-マイナピット』シリーズを知り、魅力を感じました。一旦持ち帰り検討したのですが、やはり導入するならば『MAINAPIT Pro-マイナピットプロ-』が当市の会場には一番適していると感じ、課内で共有するためにデモンストレーションを開催していただけないか、私の方から行政システムの担当者に連絡しました」（水越氏）
最終的に「MAINAPIT Pro-マイナピットプロ-」を選んだ理由は、職員と住民が同じ画面を見て操作ができる両面ディスプレイと省スペース設計、そして申請書を作る際にマイナンバーカードの暗証番号の入力が不要だったことでした。
「とにかく使い勝手が良く、感覚的に操作できるデザインなので、設置してから一度も職員に操作研修を行っていません。設置後一度だけ、課のメンバーの前で使い方を披露したのですが、それだけでいつの間にか全員使えるようになりました。それくらい操作が簡単です。
毎日多くの方々が手続きを行うため、とにかくスピードは大事。『MAINAPIT Pro-マイナピットプロ-』は両画面の操作が可能なので、住民の方が迷っていたら職員主導で手続きを進められます。電話番号だけ入力いただいて、1人あたり１分もかからずに受付が完了するようになりました。
また、コンセントがあればどこにでも設置できる点も決め手でした。今のマイナンバーカード手続き窓口は臨時に設けている会場なので、卓上に置けるコンパクトなサイズ感は理想的。暗証番号の入力が必要な『MAINAPIT-マイナピット-』もここまでは変わらないと思うのですが、手続きの過程で暗証番号は別に入力していただくので、受付段階で入力いただく必要はないと判断し『MAINAPIT Pro-マイナピットプロ-』を選択しました」（水越氏）
MAINAPIT Pro-マイナピットプロ-を導入してから4か月。導入してから間もないものの、すでに利便性を感じているようです。
「マイナンバーカードの受付は、『MAINAPIT Pro-マイナピットプロ-』2台を最大４窓口で利用しています。導入してわずか4か月ですが、すでに7,877枚もの申請書を発行しました。以前は窓口の混雑で最大3時間お待ちいただくこともありましたが、『MAINAPIT Pro-マイナピットプロ-』導入後は、最大でも1時間ほどで手続きが完了するようになりました。住民の負担も、職員の負担も大幅に軽減されています。
住民の中には、『もうこれでいいの？』とあまりの受付の早さに驚いた表情をされる方もいらっしゃいました。職員からは、『手書きでの記入が不要になり、高齢者や外国の方の手続きがスムーズになった』という声が届いています。窓口の混雑が緩和されたことで、これまで後回しにしていた作業を隙間時間で行えるようになりました」（水越氏）
行政システムの担当者について水越氏は、「MAINAPIT Pro-マイナピットプロ-」導入にあたっての手厚いサポートとレスポンスの速さに安心感を抱いていると語ります。
「太田市は群馬県内で『MAINAPIT Pro-マイナピットプロ-』を導入する初めての自治体だったため、県のDX推進課の担当者にシステムを確認してもらい、補助金申請の対象となるかを判断してもらう必要がありました。行政システムには、こちらのスケジュールに合わせたデモンストレーションやその後の手厚いサポートにより、スムーズに進行したことで、『自治体総合フェア』から5か月後の2024年10月には稼働開始。スピーディーな導入が叶いました」（水越氏）
導入にあたり、太田市の実情に合わせたカスタマイズをするため、行政システムの担当者と話し合いを重ねたそうです。
「申請の種類に応じて、申請書の項目を8つまで増やしていただきました。また、代理人手続き機能の開発・実装も依頼。マイナンバーカードを2枚読み取れば、本人と代理人両方の情報を自動印字できるようにしていただきました。ほかには、受付のチェックリストの項目も増やしていただき、手続きの種類によって必要な申請書が出力されるようになりました。行政システム担当者に細やかにやりとりしていただいたおかげで、理想的なシステムになったと思っています。
導入後は、質問したいことができた際には電話などで問い合わせをするのですが、すぐにアドバイスや解決策を教えていただけるので、とても助かっています」（水越氏）
今後、マイナンバーカードのデザインが一新されるにあたり、ますます「MAINAPIT Pro-マイナピットプロ-」の出番が増えると水越氏は予想しています。
「2026年に新しいマイナンバーカードに変わるので、その時期に合わせてシステムの改修が必要になりますが、柔軟に対応してくださるとのことなので安心しています。現在はマイナンバーカードの受付でのみ使用していますが、今後は市民課の窓口にも導入していきたいですね」（水越氏）
MAINAPIT Pro-マイナピットプロ-申請書自動作成システム
本製品は、マイナンバーカードを自治体庁舎内で有効活用できる機会を創出するとともに、煩わしい手書きによる申請書作成を自動化し、かんたん且つ効果的に住民サービスの向上を実現することができるパッケージ製品です。